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香港公司維護，登記冊及記錄需保存妥當(dāng)

2024-10-17 17:15:05

需保持的登記冊及記錄類型
香港公司注冊后，關(guān)于香港公司的一些登記冊以及公司記錄都需要仔細(xì)保存。哪些登記冊及記錄需要保存的呢？主要有以下幾類：
1、成員登記冊（ROM）：根據(jù)《公司條例》第627條，公司必須備存一份成員登記冊，記錄所有股東的詳細(xì)信息。
2、重要控制人登記冊（SCR）：根據(jù)第653H條，公司需備存一份重要控制人登記冊，以識別公司的實際控制者。
3、董事登記冊（ROD）：根據(jù)第641條，公司必須記錄所有董事的詳細(xì)信息。
4、公司秘書登記冊（ROCS）：根據(jù)第648條，公司秘書的相關(guān)信息也需被記錄。
5、債權(quán)證持有人登記冊（RODH）：根據(jù)第308條，公司需備存?zhèn)鶛?quán)證持有人的登記冊。
6、押記登記冊（ROC）：根據(jù)第352條，公司需備存有關(guān)押記的登記冊。
7、設(shè)立押記的文書副本：根據(jù)第351條，公司需保存設(shè)立押記的文書副本。
8、獲準(zhǔn)許的彌償條文的文本或書面?zhèn)渫洠焊鶕?jù)第471條，公司需備存相關(guān)彌償條文的文本或備忘錄。
9、管理合約的文本或書面?zhèn)渫洠焊鶕?jù)第543條，公司需保存管理合約的文本或其條款的備忘錄。
10、董事或成員決議的文本、會議記錄及決策記錄：根據(jù)第481、483和618條，公司需記錄董事或成員的決議、會議議程以及決策過程。
11、載有相關(guān)詳情的登記冊（第384條）：根據(jù)第384條，公司需備存相關(guān)的登記冊。

香港公司備存地址
根據(jù)《公司條例》第657條的規(guī)定，所有這些登記冊及公司記錄必須備存于香港境內(nèi)，香港法例不接受備存于非香港地址或郵政信箱號碼地址。這意味著，公司必須確保所有重要的公司文件和記錄都存放在一個可以被香港公司注冊處訪問的實體位置。
如果公司選擇將登記冊及公司記錄備存于注冊辦事處以外的香港地址，公司必須主動向香港公司注冊處提交一份由董事或公司秘書簽署確認(rèn)的《登記冊及公司記錄備存地址通知書》，即指明表格NR2。這一步驟是確保公司遵守《公司條例》的重要環(huán)節(jié)。

注冊香港公司的合規(guī)建議
對于在香港成立的公司來說，遵守《公司條例》關(guān)于登記冊及公司記錄備存的規(guī)定至關(guān)重要。以下是一些建議：
1、了解法規(guī)：公司管理層應(yīng)充分了解《公司條例》的具體要求，確保公司的操作符合法律規(guī)定。
2、選擇合適的備存地址：選擇一個安全、易于訪問的地址作為登記冊及公司記錄的存放地。
3、定期審查：定期審查公司的登記冊及記錄，確保所有信息都是最新的，并且符合當(dāng)前的法律規(guī)定。
4、專業(yè)咨詢：在必要時，尋求專業(yè)的法律和財務(wù)咨詢，以確保公司的操作和記錄備存符合所有相關(guān)要求。
5、及時更新：任何公司結(jié)構(gòu)或管理層的變動，都應(yīng)及時更新在相應(yīng)的登記冊中。

可見，注冊香港公司手續(xù)雖然很簡單，續(xù)存手續(xù)也很簡單，但是需要注意的細(xì)節(jié)還是有很多。如果決定注冊香港公司，建議對香港公司經(jīng)營續(xù)存了解清楚再行動。

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