馬來西亞公司合規(guī)要求需要關注哪些？

2021-12-06 11:17:25

當下疫情為各行各業(yè)展開正常經營活動帶來了挑戰(zhàn)，企業(yè)經營壓力劇增，特別是有海外業(yè)務的公司，既面臨國內巨大壓力，同時也需要應對因為海外國家暫時調整了與中國的出入境政策而產生的不確定因素。海外國家的法規(guī)和政策各不相同，對于公司合規(guī)的強制性要求也并未因為現有不穩(wěn)定因素而進行調整，因此海外公司仍需保證海外公司運營的合規(guī)性，避免不必要的損失。

為此總結了在馬來西亞運營公司，所必須遵循的當地政策和法規(guī)，以確保合規(guī)性。我們愿與企業(yè)并肩作戰(zhàn)，一起面對目前的挑戰(zhàn)！

一、2016年公司法規(guī)定的公司義務

1.委任公司首任秘書

時間要求：自公司注冊成立起30天內
政策索引：公司法S.236條

2.保存在注冊辦公室的文件:

2.01）公司注冊通知書；
2.02）公司的章程（如有）；
2.03）根據法令頒發(fā)的證書（如有）；
2.04）法令所要求的所有登記冊、書籍、記錄和文件；
2.05）所有的公司股東會會議記錄和決議記錄；
2.06）董事會和董事會各委員會的所有會議和決議記錄；
2.07）向所有股東或同一類股份的持有人發(fā)出的所有書面文件的副本；
2.08）所有財務報表的副本；
2.09）公司會計記錄；
2.10）根據公司法357條的要求所做的或證明收費的所有文件的副本；以及
2.11）公司注冊局要求保存的其他文件。

上述所有文件通常會在我們處理公司秘書服務時，保存在注冊辦事處，但項目（i）公司的會計記錄不在公司秘書的管理職責內，因此須向公司委員會（SSM）提交此類文件保管地點的通知文件。

時間要求：立即并在變更之日起的14天內
政策索引：公司法S.47條

3.恰當保管會計記錄

保持適當的會計和相關記錄，詳細、真實和公正地地顯示公司的交易和財務狀況以及各項財務報表。
所有與會計相關的交易記錄須在交易完成后60天內以進行會計處理和記錄報送，并將相關資料保留7年用于備查。

根據馬來西亞內陸稅收局（IRBM）的記錄保存指南，雖然所有會計憑證可以轉換成電子形式（掃描副本）以方便檢索，但還是必須保留其原始文件（紙質版本），以備稅收官員查驗。
時間要求：交易完成后60天內
政策索引：公司法S.245條

4.公司年度，應包含如下內容：

4.1）公司登記注冊的辦公地點
4.2）公司實際運營的辦公地點
4.3）分支機構辦公地點（如有）
4.4）公司主營業(yè)務
4.5）公司批準的注冊資本和實繳注冊資本
4.6）所有已經登記注冊的公司事項（如公司資產抵押）
4.7）公司董事信息
4.8）公司秘書信息
股東信息
時間要求：公司注冊成立日之后的30天內
政策索引：公司法S.68條

5.編制財務報表

每家公司的董事應在注冊成立之日起18個月內編制財務報表，隨后在財務年度結束后6個月編制財務報表。
時間要求：首次編制：公司注冊成立后的18個月內；之后是在每次財政年度結束后6個月內
政策索引：公司法S.248條

6.分發(fā)財務報表副本

每個公司應將每個財政年度的財務報表副本發(fā)送給公司的每個成員、每個有權收到股東大會通知的人、公司的每個審計員和公司的每個債券持有人，并根據相關的人提供給該公司的地址來發(fā)送。
時間要求：私人公司(Sdn.Bhd.)是在財政年度結束后的6個月內
政策索引：公司法S.257條和S.258條

7.向注冊局提交財務報表和相關報告

私人公司(Sdn.Bhd.)的財務報表和相關報告必須在其向公司成員發(fā)布起的30天內，通過XBRL格式提交給馬來西亞公司注冊局（SSM）
時間要求：自財務報表和報告發(fā)布之日起30日內
政策索引：公司法令S.259條

8.公司財務報表年度審計

每家公司都必須要做年度審計，除非是馬來西亞公司注冊局（SSM）規(guī)定的“符合資格豁免審計的公司類”，如下：
a) 休眠公司
b) 零收入的公司
c) 符合門檻的公司

一般情況下，即使是上述符合資格的公司，我們仍會建議公司考慮未來發(fā)展還是選擇進行審計。上述審計豁免的門檻存在限制條件和政策調整的可能性。
政策索引：公司法S.267條

二、董事的職責和禁令(根據2016年公司法)

1.披露合同、財產等利益沖突的可能性

直接或間接與公司簽訂合同或擬議合同的任何董事（包括與該董事有關的人），應在切實可行的范圍內，盡快在董事會的會議上聲明其利益性質以避免利益沖突。存在有利益沖突的董事必須避免對合同或擬議合同進行投票。
時間要求：立即
政策索引：公司法S.221條

2.貸款給董事以及禁止提供貸款給與董事有關的人士

公司不得向公司董事，或與該董事有關聯的公司和個人提供貸款。
時間要求：立即
政策索引：公司法S.224 & S. 225條

3.董事的一般披露義務

董事須就有關公司或相關法團的股份、債權、參與權益、權利、選擇權及合約的任何變更向公司發(fā)出書面通知
時間要求：事件發(fā)生后14天內
政策索引：公司法S.219條

4.董事、經理和公司秘書的資料更變，包括：

名字、國籍、住址、工作地址、職業(yè)更變，上市公司或其子公司其他董事的資料、身份證/護照號碼，以及辭職日期、搬遷、退休、死亡等任何變更（死亡事故需提供死亡證）。
時間要求：自更變之日起14天內
政策索引：公司法S.58條

5.更改公司地址和/或業(yè)務性質

如果公司決定更改其公司地址或業(yè)務性質，公司必須在更改之日起14天內通知大馬公司注冊局（SSM）。
時間要求：自此類更變之日起14天內
政策索引：馬來西亞公司委員會（SSM）法令2/2017

三、雇主的責任

1.向雇員公積金局（EPF）注冊
時間要求：在雇用第一名員工的7天內
政策索引：www.kwsp.gov.my

2.向社會保險機構 (SOCSO) 注冊
時間要求：公司適用“雇員社會保障法令”（ESSA）之日起30天內
政策索引：www.perkeso.gov.my

3.在內陸稅收局（IRB）登記雇主稅務檔案（E number）
時間要求：在向員工支付工資之前的任何時候
政策索引：www.hasil.gov.my

4.向人力資源開發(fā)機構(HRDF)注冊
自2017年4月1日起，如果雇主在規(guī)定的行業(yè)內雇用10名或更多當地雇員，則必須向HRDF注冊并繳費。
時間要求：在注冊成立后30天內
政策索引：www.hrdf.com.my

5.注冊就業(yè)保險計劃（EIS）
時間要求：開始發(fā)放工資和繳稅時
政策索引：www.perkeso.gov.my

6.雇主必須呈報的稅務報表 Form E
企業(yè)雇主需要填寫有關于雇員的資料包括上一年雇員的年度收入和員工數量。
無論是否有員工，公司都必須呈報Form E 。
時間要求：須于每年的3月31號之前呈報

四、所得稅法令下的義務

1.通知內陸稅收局（IRB）以獲取公司稅務登記號碼（C number ）
時間要求：在第一次報稅之前的任何時候
政策索引：www.hasil.gov.my

2.年度應納稅額估算(CP204)
每個企業(yè)都必須提供其下一年度的應納稅額的估算。之后財政年度內有兩次調整該年應納稅額估算的申報機會（分別是在財政年度的第六和第九個月）。
自開始運營之日起的首2年能豁免預估。盡管如此，我們建議提交表格CP204，通知稅收局該企業(yè)的狀態(tài)，但不必說明預估稅額數目。這樣企業(yè)可以避免稅收局因其低估稅額而進行懲罰，或對未提交估稅而罰款。
第三年的評估：新的財政年度開始前30天

3.對于首次開始運營的公司（中小企業(yè)除外）
一般而言，中小企業(yè)指的是擁有250萬馬幣及以下普通股的居民公司。
自開始運營之日起3個月內提交首次應納稅額估算申報，如果該年度的基準期不少于6個月。

4.每月預繳所得稅
公司開始運營后（財政年度內），必須依據預計的年度應繳稅額每月分期繳納。如有遲繳或不足繳納會有10%的罰款。如果實際應繳稅額超過預繳稅額的30%，低估的稅額部分也會有10%的罰款。
須在每月15日之前完成繳納。

5.提交年度所得稅申報表
必須根據經審計的賬目準備
必須在會計期間結束后的7個月內提交

五、消費稅（GST）法令下的義務

1.注冊消費稅（SST）

如果年銷售額超過50萬馬幣，則要強制注冊消費稅。可以根據以下其中一項來確定：
a) 當月和前11個月的應稅供應總價值；或
b) 當月和未來11個月的應稅供應總價值
下列行業(yè)必須注冊：
個人、獨資企業(yè)、合伙企業(yè)、公司、信托、遺產、社團、工會、俱樂部、協(xié)會或任何其他組織，包括參與馬來西亞應稅供應業(yè)務的政府部門或地方當局。
符合要求的企業(yè)須在公司開展業(yè)務之間注冊稅務號。一個納稅期（2個日歷月）內的SST應在納稅期滿后28天內向稅務機關繳納

2.注冊消費稅企業(yè)的主要責任

注冊人必須遵守消費稅條規(guī)，如下：
a）征收和收取應稅商品的消費稅，即產出稅和進項稅；
b）提交消費稅表（GST-03），并在納稅期后的下個月的最后一天繳納稅款；
c）除非海關允許，否則任何供應都要開稅務發(fā)票；
d）在停止營業(yè)之日起三十天內通知海關其公司已停止營業(yè)；
e）通知海關有關公司地址、應稅活動、會計基礎和納稅期的任何變化；以及
f）用馬來文或英文保存與消費稅有關的所有商業(yè)交易記錄七年。